Inventarisasi Housekeeping Management

BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang
Hotel merupakan salah satu industri penyedia jasa akomodasi yang sangat penting khususnya di bidang pariwisata. Dalam menjalankan operasionalnya, hotel tidak terlepas dari departemen-departemen yang ada di dalamnya. Departemen-departemen tersebut saling terkait dan tidak dapat dipisahkan karena merupakan satu kesatuan dari sistem operasional hotel tersebut.
Di setiap hotel terdapat sebuah departemen yng sangat vital fungsinya, yaitu housekeeping department. Housekeeping dikatakan penting karena merupakan sebuah departemen yang memberikan kontribusi terbesar dalam pendapatan sebuah hotel. Lebih dari 60% pendapatan dari sebuah hotel dihasilkan dari kinerja housekeeping department lewat penjualan kamar.
Dalam menjalankan operasionalnya, housekeeping dipimpin oleh seorang manager yang lebih dikenal dengan sebutan housekeeper. Housekeeper bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan kebijakan dan operasioanal yang terjadi di housekeeping.
Di dalam job description seorang housekeeper, salah satu tugas utamanya adalah bertanggung jawab terhadap inventarisasi segala kebutuhan yang berkenaan terhadap materials dan supplies yang digunakan di housekeeping department. Inventarisasi merupakan salah satu tugas yang penting yang dilakukan oleh seorang housekeeper karena berpengaruh terhadap penciptaan kualitas pelayanan yang sesuai dengan harapan para konsumen. Di sinilah peran penting housekeeping management dalam melakukan fungsi dan tugas-tugas tersebut.
Untuk mengetahui lebih jauh tugas housekeeping management dalam hal inventarisasi, adakalanya kita perlu mengetahui pengertian inventarisasi. Menurut Rangkuti dalam Reja (2008:146) inventory atau persediaan adalah sebagai suatu aktivitas yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Sedangkan menurut Tersine dalam Reja (2008:146) menyebutkan bahwa,” inventory means stock on hand at a given time (a tangible asset which can be seen, weight and counted)”. Yang mana dapat diartikan dalam terjemahan bebas bahwa persediaan merupakan barang atau bahan yang dimiliki atau tersedia di hotel yang sudah diperkirakan dapat dipergunakan dalam jangka waktu tertentu (dapat dilihat secara nyata, dapat ditimbang dan dihitung secara pasti). Jadi dapat dikatakan bahwa housekeeping inventory adalah suatu aktivitas menyediakan barang dan bahan untuk dipergunakan dalam proses produksi jasa di housekeeping management itu sendiri.
I.2 Tujuan Inventarisasi
Adapun tujuan housekeeping department untuk melakukan inventarisasi, yaitu :
1. Untuk menentukan umur material atau peralatan yang digunakan dalam operasional housekeeping.
2. Untuk menentukan kebijakan-kebijakan yang berkenaan dengan situasi dan kondisi hotel.
3. Untuk mengantisipasi jumlah persediaan materials & supplies di housekeeping store.
4. Untuk membuat perencanan pengadaan barang yang optimal, sesuai dengan kebutuhan..
5. Untuk pemeliharaan peralatan dan perlengkapan housekeeping department.















BAB II
PEMBAHASAN

II.1 Pengertian Inventarisasi
Inventarisasi di housekeeping department dilakukan secara berkala oleh seorang housekeeper tergantung dari kebijakannya masing-masing. Dalam melakukan inventarisasi persediaan, ada beberapa jenis inventarisasi yang perlu diketahui yaitu :
Berdasarkan pemakaiannya inventarisasi persediaan dibedakan dalam dua jenis antara lain :
• Recycled inventories (inventarisasi persediaan yang dapat digunakan lagi) yaitu persediaan peralatan dan bahan yang dapat digunakan berulang-ulang dalam operasional housekeeping dengan batasan waktu tertentu.
• Non recycled inventories ( inventarisasi persediaan yang hanya dapat digunakan sekali saja) yaitu benda atau bahan yang hanya dapat digunakan sekali saja dalam proses operasional housekeeping.
Sedangkan berdasarkan metode penghitungannya, inventarisasi persediaan dibedakan menjadi tiga, yaitu :
• Physical inventory (metode inventarisasi persediaan secara fisik) yaitu metode penghitungan persediaan yang dilakukan secara periodik dengan menghitung jumlah persediaan fisik secara langsung di lapangan.
• Perpetual inventory (metode inventarisasi persedian berdasarkan catatan) yaitu metode penghitungan persediaan yang dilakukan dengan mengacu pada jumlah sisa persediaan yang tercantum pada suatu catatan.
• Combination inventory (metode kombinasi) yaitu metode penghitungan persediaan yang dilakukan secara fisik dan juga catatan, dengan tujuan untuk membandingkan hasil dari kedua metode tersebut dan menarik kesimpulan terhadap perbandingan-perbandingannya.
Dalam penentuan suatu persediaan bahan-bahan di housekeeping department kita akan sering mendengar kata par stock. Par stock adalah standar perhitungan jumlah persediaan meterials dan supplies untuk menunjang jalannya operasional di housekeeping department. Adapun manfaat par stock antara lain :
• Untuk mengetahui seberapa besar jumlah materials & supplies yang dibutuhkan untuk operasional housekeeping department.
• Sebagai alat kontrol dalam operasional sehari-hari.
• Untuk menjamin perputaran materials & supplies dalam operasional housekeeping.
Di housekeeping sendiri terdapat beberapa inventarisasi yang dilakukan terhadap beberapa materials & supplies baik itu recyled inventory maupun non recycled inventory. Materials dan supplies yang diadakan inventarisasi tersebut antara lain :
1. Linens
2. Uniforms
3. Guest Loan Items
4. Machines & Equipment
5. Cleaning Supplies
6. Guest Supplies

1. Linens
Linen merupakan salah satu recycled inventory yang dipergunakan sehari-hari dalam operasional housekeeping. Kaitannya dengan tugas seorang housekeeper adalah dimana seorang housekeeper bertanggung jawab terhadap penanganan, penyimpanan, issuing, penggunaan, dan penempatan segala jenis linen hotel.
Adapun jenis-jenis linen yang terdapat pada sutu hotel, antara lain
• Housekeeping linens, seperti : bed sheet, pillow cases, duvets, blankets, towel, dan lain-lainnya
• Food & Beverage linens, seperti : napkin, table cloth, moulton, appron, dan lain-lainnya
Setiap hotel harus menentukan berapa par stock yang disiapkan untuk menunjang operasional dari masing-masing department yang menggunakan linen-linen tersebut. Untuk hotel skala besar biasanya menetukan par stocknya sejumlah 5 par stocks, yaitu dapat gambarkan sebagai berikut :






Di dalam melakukan inventarisasi terhadap linen-linen yang digunakan di hotel, seorang housekeeper juga harus melakukan kerja sama dengan pimpinan departemen lainnya seperti F & B Manager untuk F & B linens dan Laundry Manager untuk housekeeping linens. Untuk inventarisasi F & B linens biasanya dilakukan oleh F & B Manager sesuai dengan kebijakan yang berlaku di departemennya. Waktu pelaksanaan inventarisasi bergantung pada kebijakan housekeeper dari hotel tersebut.
Adapun jenis-jenis inventarisasi linen yang dilakukan antara lain :
• Linen count sheet yaitu formulir yang digunakan untuk mencatat jenis dan jumlah linen di masing-masing tempat berdasarkan pembagian par stock-nya.
• Linen inventory sheet yaitu formulir yang digunakan untuk pencatatan terakhir dengan data-data yang bersumber dari Linen Count Sheet yang bersumber dari data kerusakan dan linen yang hilang.
Ada beberapa kebijakan yang biasanya dilakukan oleh seorang housekeeper berdasarkan informasi dari linen inventory sheet tersebut, antara lain :
• Membuat housekeeping requisition,
• Melakukan perbaikan dan daur ulang terhadap linen-linen yang rusak,
• Melakukan pelelangan, dan
• Menentukan standar baru untuk pengantian linen-linen yang rusak dan hilang tersebut.



2. Uniform
Di industri perhotelan kesamaan pakaian seragam para pegawai menambah keserasian dan terciptanya kerapian serta sadar akan gaya hidup yang baik. Di setiap hotel mempunyai departemen yang khusus untuk pengadaan seragam (uniform service section).
Adapun tanggung jawab dari uniform service section antara lain :
• Pemeliharaan semua seragam pegawai,
• Mengatur keluar masuknya seragam kepada dan dari pegawai tiap-tiap departemen
• Memilah-milah seragam pegawai yang akan di cuci berdasarkan departemen dan tingkat kekotoran dari seragam,
• Mengirim seragam tersebut ke laundry untuk di cuci
• Menerima seragam yang sudah bersih dari laundry
• Menempatkan seragam di rak berdasarkan departemen masing-masing
• Mengontrol atau mengecek seragam serta memperbaiki jika ada seragam yang rusak.
Tugas housekeeper di sini yaitu menginventarisasi uniform staff melalui uniform section supervisor untuk melakukan berbagai tugas antara lain :
• Menentukan par stock uniform dari masing-masing karyawan
• Membuat housekeeping requisition untuk bahan-bahan dan material yang digunakan untuk membuat uniform baru dan memperbaiki uniform yang rusak.
• Membuatkan inventarisasi uniform terhadap karyawan baru dan karyawan yang pindah jabatan atau pindah departemen.
3. Guest Loan Items
Sebagai bagian dari service kepada tamu, hotel menyediakan berbagai macam peralatan yang dibutuhkan oleh para tamu. Peralatan-peralatan ini dipinjamkan kepada tamu ketika mereka membutuhan suatu barang tertentu tanpa dikenakan biaya. Housekeeping department sendiri bertanggung jawab untuk memelihara dan mendata barang-barang yang dipinjam, menanggapi permintaan tamu untuk meminjam barang tertentu dan memastikan bahwa semua barang dikembalikan. Barang-barang atau peralatan-peralatan yang dipinjamkan tersebut lebih dikenal dengan Guest Loan Items.
Adapun jenis-jenis guest loan items tersebut seperti : iron flat, iron flat board, hair dryer, baby court, water kettle, dan barang-barang lainnya. Kuantitas pemeliharaan dan inventarisasi tergantung dari ukuran hotel dan jumlah dari tamu yang meminta, frekuensi dari permintaan tamu terhadap alat-alat tersebut, tingkat hunian kamar hotel, kedatangan dan keberangkatan setiap harinya, jumlah anak-anak dari dari tamu yang ikut tinggal di hotel.
Dalam pengadaan barang-barang tersebut diatas dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu :
• Umur ekonomis dari barang-barang dan peralatan tersebut,
• Kerusakan yang terjadi, dan
• Kehilangan yang disebabkan oleh ketidaksengajaan atau yang bersifat kesengajaan.
Untuk itu masing masing peralatan harus dibuatkan inventarisasi. Di sinilah tugas seorang housekeeper dalam me-manage inventory berdasarkan kasus-kasus di atas. Untuk itu housekeeper harus melakukan pengecekan dan inventarisasi secara berkala agar bisa menentukan apakah peralatan-peralatan tersebut bisa diperbaiki, atau dilakukan penggantian engan peralatan-peralatan yang baru.

4. Machines & Equipments
Seorang Housekepeer bertanggung jawab mengontrol housekeeping staff mengenai perlengkapan yang tepat yang dibawa dalam menyelesaikan pekerjaan. Perlengkapan ini termasuk mesin – mesin dan peralatan yang digunakan untuk membersihkan kamar tamu, public area, laundry service, florist, dan uniform section. Semua mesin – mesin dan peralatan harus dipelihara agar pekerja bisa memakainya dengan aman dan efektif. Housekepeer harus mengembangkan sistem-sistem dan prosedur yang berlaku untuk mengontrol inventarisasi mesin mesin dan peralatan di hotel. Adapun berbagai jenis mesin dan peralatan tersebut, antara lain :
• Room attendant trolley
• Vacuum cleaner
• Washing machine
• Drying thumbler machine
• Dry cleaning machine
• Dan lain-lainnya
Jumlah dan jenis dari peralatan yang dibutuhkan tergantung dari besar kecilnya hotel dan kebutuhan pembersihan. Peralatan yang dibutuhkan juga dipengaruhi jumlah kamar tamu dan tempatnya, besarnya operasional laundry, dan faktor-faktor lainnya.
Seorang housekeeper dapat menentukan mesin-mesin dan peralatan, jumlah yang dibutuhkan untuk dipertahankan saat inventarisasi. Seorang housekeeper juga harus menyimpan daftar yang lengkap mengenai semua mesin-mesin dan peralatan yang digunakan di housekeeping departement.
Mengontrol persediaan mesin dan peralatan dalam departemen meliputi mencatat inventarisasi secara akurat, menentukan pokok prosedur, dan memastikan area penyimpanan dalam keadaan aman.
Cara yang efektif untuk mengontrol inventarisasi dengan menggunakan sistem kartu inventory. Kartu inventory harus berisi nama barang, model dan nomor seri, nama pabrik, nama penyedia dari siapa barang tersebut dibeli, tanggal pembelian., biaya pembelian, jangka waktu, informasi mengenai garansi, dan informasi mengenai pelayanan lokal. Catatan ini membantu dalam menentukan ketika peralatan sudah waktunya diganti. Kartu inventory juga harus mendaftar semua barang tambahan yang bisa digunakan yang dimiliki oleh hotel. Beberapa onderdil yang harus tetap diinventarisasi juga harus terdaftar. Tempat penyimpanan yang sesuai atau area bekerja dimana peralatan, alat–alat tambahan, dan onderdil disimpan harus juga dicatat pada kartu tersebut.
Catatan perbaikan harus disimpan bersama - sama dengan kartu inventory yang sesuai. Catatan perbaikan harus dicatat tanggal berapa barang tersebut dikirim untuk diperbaiki, gambaran masalah, siapa yang memperbaiki, apa yang diperbaiki, bagian mana yang perlu diganti, biaya perbaikan , dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk perbaikan. Catatan ini membantu menunjukkan masalah yang harus dibawa ke pelayanan yang tepat. Di sinilah tugas seorang housekeeper untuk bisa mencatat dan mengkalkulasi biaya perbaikan.
Setelah menetapkan pokok prosedur, catatan peralatan harus disimpan untuk mencatat semua peralatan yang pokok, tanggal, barang issued, lokasi hotel dimana peralatan akan digunakan, dan waktu barang dikembalikan harus dicatat dalam catatan harian.
Keamanan adalah syarat utama dalam menentukan tempat menyimpan mesin mesin dan peralatan. Saat tidak digunakan, semua peralatan harus disetor dan dikunci. Peralatan yang digunakan di hotel tidak pernah diijinkan untuk dibawa ke luar hotel. Ketika mesin–mesin atau peralatan dipinjam oleh departemen lain, housekeeper harus menyimpan catatan dengan baik dan menangani kepastian peralatan sudah kembali atau belum. Terakhir, semua mesin–mesin dan peralatan harus dicoba untuk memastikan peralatan tersebut dalam keadaan yang bagus dan siap pakai.

5. Cleaning Supplies
Persediaan cleaning supplies dan peralatan kecil pembersih merupakan bagian dari persediaan di housekeeping department yang tidak dapat dipakai kembali dan didaur ulang, oleh karena itu harus digunakan sebaik mungkin. Persediaan tersebut digunakan rutin setiap hari untuk kegiatan operasional housekeeping. Mengawasi penggunaan persediaan–persediaan pembersihan sangatlah penting agar dapat berguna sesuai aturan dan tepat di dalam penggunaannya dan itu semua merupakan tanggung jawab dari seorang housekeeper. Housekeeper harus mampu bekerja sama dengan tim dari staf housekeeping lainnya untuk bisa memastikan penggunaan yang benar pada material dan manaati prosedur yang benar agar menghasilkan kualitas kerja yang memuaskan.
Adapun jenis-jenis cleaning supplies yang digunakan dalam operasional housekeeping department antara lain :
• Marble bathroom cleaner
• Multi purpose cleaner
• Wood polish cleaner
• Metal polish cleaner
• Plastik sampah
• Dan lain-lainnya
Mengontrol inventarisasi dari cleaning supplies meliputi pembuatan prosedur yang tepat untuk mengatur alur produk dari storeroom utama ke floor cleaning closets. Itu semua juga meliputi perawatan perhitungan akurat dari hasil sampai di dalam storeroom utama. Housekeeper bisa membangun sebuah sistem untuk mendukung kelancaran alur dari cleaning supplies tersebut. Housekeeper harus bisa memastikan semua fasilitas penyimpanan aman dan semua staf anggoata teliti mengikuti standard operating procedure.
Untuk memenuhi par stock cleaning supplies di masing-masing pantry, seorang housekeeper harus dapat mengawasi pemakaian cleaning supplies dengan benar. Tujuannya agar jangan sampai cleaning supplies di suatu pantry sampai habis sehingga dapat mengganggu kelancaran operasional di lapangan. Untuk itu pengecekan cleaning supplies harus dilakukan secara rutin, tuannya jika pada saat cleaning supplies tersebut berada pada saat minimun stock dengan segera dapat dilakukan housekeeping requisition.

6. Guest Supplies
Guest supplies ini diperlukan tidak hanya pada kamar tamu, tetapi juga di public area seperti di rest rooms. Inventarisasi guest supplies ini sangat penting karena langsung bersentukan dengan pelayanan atau service terhadap tamu. Untuk itu inventarisasi guest supplies ini harus dilakukan secara rutin agar pelayanan yang diberikan kepada tamu dapat berjalan dengan baik.
Berikut jenis-jenis guest supplies yang biasa digunakan apada sebuah hotel, antara lain:
• Bath soap
• Hand soap
• Shampoo
• Lotion
• Conditioner
• Stationary
• Dan lain-lainnya
Sama halnya dengan cleaning supplies, guest supplies juga harus dilakukan pengecekan secara rutin. Pengecekan tersebut bisa dilakukan oleh room attendant atau supervisor. Hasil dari pengecekan tersebut harus dilaporkan ke management untuk dapat diketahui berapa jumlah pemakaiannya.
Ada beberapa tugas yang harus dilakukan housekeeping management dalam hal inventarisasi guest supplies, yaitu :
• Pengawasan penggunaan guest supplies,
• Kecendrungan pemakaian guest supplies dalam tingkat kewajaran atau tidak, dan
• Membuat housekeeping requisition.




















BAB IV
PENUTUP

Inventarisasi terhadap equipment dan supplies sangat diperlukan di dalam housekeeping department. Inventarisasi tidak hanya berkaitan dengan pengadaan barang dan bahan di housekeeping department, tetapi juga berkaitan dengan fungsi antisipasi, pengawasan, pemeliaharan, dan penentuan kebijakan yang nantinya akan diambil oleh pimpinan housekeeping management.
Dalam prakteknya, inventarisasi di housekeeping management dilakukan untuk beberapa equipment dan supplies,antara lain :
1. Linens
2. Uniforms
3. Guest Loan Items
4. Machines & Equipments
5. Cleaning Supplies, dan
6. Guest Supplies
Housekeeper dalam hal ini, harus bisa me-manage para bawahannya agar bisa bekerja secara kooperatif, efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan dan kepuasan para tamu. Untuk itu, dalam operasionalnya, housekeeper harus senantiasa dapat mengawasi kinerja para bawahannya slah satu contohnya dalam hal inventarisasi equipment dan supplies.
Housekeeper selaku pimpinan dari housekeeping management harus selalu melakukan komunikasi dengan departemen-departemen lainnya yang ada di hotel. Karena keberhasilan kepemimpinan seorang housekeeper juga ditentukan oleh bagaimana dia melakukan proses komunikasi yang baik dengan departemen-departemen lainnya sehingga pelaksanaan operasional dalam fungsi manajerial dapat berjalan secara maksimal.